La bandeja de entrada no es un basurero

Leer el correo electrónico y gestionar los cientos de emails que llegan a diario es algo muy personal pero que, con algunos pequeños trucos, se puede hacer mucho más llevadero. Aunque es algo bastante frecuente, no es muy recomendable tener una bandeja de entrada con todos los correos sin clasificar a modo de “basurero”. Esto nos puede provocar que algunos correos importantes pasen desapercibidos entre la multitud. El extremo opuesto tampoco es interesante: aquellas personas que tiene decenas de carpetas y que clasifican los correos como si de biblioteconomistas o documentalistas se tratase.
Una máxima en la productividad personal es mantener tu bandeja de entrada a cero (conocido como zeroINBOX), pero eso no quiere decir que tengas que haberte leído todos los correos que hay allí para tener la bandeja de entrada a cero. Haciendo uso de las ventajas que nos proporcionan los múltiples dispositivos desde los que hoy día se puede leer el email (ordenador de sobremesa, portátil, tablet, smartphone…) podemos gestionar nuestras comunicaciones de una manera mucho más eficiente.
Ahora bien, leer y responder el correo en un smartphone tiene unas características y condiciones distintas a las que se dan en un ordenador de sobremesa. No ya por la interfaz, sino por las condiciones que se dan en un caso y en otro y las posibilidades que una pantalla grande y un teclado físico proporcionan. Algunos correos especialmente sensibles es fundamental responderlos desde la tranquilidad que te puede aportar un ordenador de sobremesa o un portátil y evitar la tentación de enviar una breve respuesta desde un móvil (el síndrome del dedo rápido) que después sea fruto de numerosos malentendidos.
Así pues conviene disponer de una estrategia que nos permita combinar las ventajas de un smartphone con las de un ordenador de sobremesa. ¿Qué podemos hacer desde un smartphone?

  • Ver si tenemos demasiados correos electrónicos
  • Archivar aquellos correos que no nos interesan demasiado: boletines, publicidad, ofertas…
  • Lectura rápida de algunos correos
  • Respuestas breves en los casos en que se requiera
  • Marcar los correos que requieren una respuesta más elaborada o un procesado de la información
Para el último punto deberíamos crearnos en nuestra cuenta de correo una serie de carpetas que nos permitan almacenar allí esos correos que requieren una respuesta más larga o un procesado posterior (descargar anexos, leerlos, etc.). Una solución sería crear estas carpetas:
  • Para responder
  • Para leer
  • Para procesar
Al llegar al ordenador de sobremesa nos encontraremos con una bandeja de entrada prácticamente vacía y sólo tendremos que acudir a esas tres carpetas para dar salida a esos correos. Una vez revisadas las carpetas y procesados los correos sólo tendremos que archivarlos.
Si tenéis un iPhone os recomiendo la aplicación Mailbox App  que es excelente para gestionar el correo de esta manera.

2 comentarios en “La bandeja de entrada no es un basurero

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