¿Para qué sirve una red o asociación?

Llamémoslo como queramos: redes, asociaciones, sociedades… Existen diferentes términos, pero todos tienen un elemento en común: son un conjunto de individuos, instituciones o empresas que se asocian porque comparten algún objetivo común. En esto podemos englobar desde la Organización de las Naciones Unidas hasta una comunidad de vecinos. En 2013 escribí un post titulado “Las redes de educación superior: una forma de colaboración global” donde describía cuál era el papel que tenían este tipo de estructuras en la colaboración de las universidades a nivel global. Y, a pesar de que existen muchas, siguen apareciendo más redes. Y es que el asociacionismo es un fenómeno muy popular, en algunas culturas más que en otras. Hay un chiste en Finlandia que dice: ¿Qué hacen dos finlandeses cuando se encuentran? Montan una asociación. En Finlandia, país de 4 millones de habitantes por cierto, hay cientos de asociaciones, y el asociacionismo es muy frecuente.

En el ámbito académico e investigador también es muy frecuente asociarse. El término más común es el de “red”. Tengamos en cuenta que la mayor parte de la investigación que se realiza es colaborativa, con lo que estar incluido en algún tipo de red o asociación siempre es fundamental. De hecho muchos proyectos europeos derivan en la constitución de una red en base al consorcio que se crea para sacar adelante el proyecto. Más allá del ámbito investigador existen redes docentes y redes vinculadas con la gestión de todo lo relacionado con la educación superior.

Centrándome en las redes relacionadas con la gestión de la educación superior, el pasado  26 de marzo de 2015 di una conferencia en el encuentro anual que organiza OCUE, la Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias que esta vez tuvo lugar en las instalaciones de la +Universitat Politècnica de València – UPV . Como dice su página web, OCUE es “un punto de encuentro para los profesionales que se ocupan de la gestión de los eventos promovidos por los miembros de sus respectivas comunidades científicas y de acoger a los  eventos de todo tipo que se celebran en las sedes universitarias”.

La idea de mi charla era compartir la experiencia que he tenido tras participar en diferentes asociaciones y redes profesionales, fundamentalmente del ámbito universitario. La presentación podéis consultarla a continuación, pero quería aprovechar esta entrada para resumir alguno de los puntos más importantes que debe considerar una red o asociación universitaria.





1. ¿Qué papel tiene la red?
Esta pregunta hay que responderla yendo más allá de lo que hace la red. En primera instancia pueden surgir algunas respuestas como compartir conocimiento, hacer contactos o incluso algo más intangible como el “capital institucional” (lo que se conoce como “hay que estar ahí”). Pero esto son respuestas desde el punto de vista del individuo o institución que se asocia. El papel de la red y sus gestores es hacer todo aquello que facilite la interacción entre los socios. A partir de aquí se pueden desarrollar un sinfín de actividades. No se trata simplemente de que la red sea algo así como una empresa que da servicios a los socios al estilo de un club de “ventajas”. El principal servicio que le puede dar la red al socio es facilitarle la interacción con otros socios. Lo que surja de esa interacción ya queda en manos de los socios, además de repercutir positivamente en la red.
2. ¿Qué papel juega la comunicación?
Los gestores de la red son, como define Manuel Castells, los brokers de la información entre los diferentes nodos de la red. Si pensamos en una asociación como una estructura en red, donde diferentes elementos (nodos) están conectados (a través de lazos), cuantas más conexiones creemos entre los miembros de la red mejor. Para ello la comunicación juega un papel clave. Genera interacciones. Las conocidas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se llaman así porque facilitan, entre otras cosas, la comunicación entre personas. Cuando no eran tan habituales la comunicación más efectiva sucedía durante los congresos. Hoy día las TIC nos facilitan muchos canales para complementar esa comunicación presencial.

3. ¿Qué herramientas podemos usar?

El elemento básico es el sitio web, pero no servirá de nada si no sabemos cuántas personas acceden y qué páginas visitan. Es por eso clave disponer de un buen sistema de estadísticas web como podría ser Google Analytics. En el sitio web siempre podemos caer en la tentación de hacer una zona “sólo para socios”. La realidad de esto es que estamos reduciendo las posibilidades de conseguir nuevos socios. La sostenibilidad de la red no puede basarse en pagar por el contenido cuando internet está lleno de información. Por otro lado, la web debe de ser el punto que concentre la información que genera la actividad de la red. En este sentido debemos evitar que, a raíz de cada evento, se organicen webs distintas que vayan desperdigando y haciendo más difícil para el socio el acceso a la información y también más difícil para la red ponerse en valor como generador de conocimiento.
Además de la web es incluso más importante estar presente en las redes sociales en las que están habitualmente las personas: Facebook, twitter, LinkedIn… Es en ese lugar donde más interacción puede haber y desde donde podemos difundir el conocimiento que la red está generando. También es el lugar en el que se puede contactar con nuevos socios. Disponer de estos perfiles además de grupos sobre diferentes temas es fundamental.

Un sitio muy interesante en el que hay que estar es YouTube como plataforma para colgar vídeos de actividades relacionadas con la asociación o red. Basta con grabar las sesiones de los diferentes eventos y ponerlas a disposición del mundo en YouTube. Esto genera además un contenido interesante para el propio sitio web. Una vez colgados los vídeos allí basta con enlazarlos en la web de la asociación y compartirlo en las redes sociales. Respecto a esto último ayuda mucho que los miembros de la red compartan en sus perfiles sociales lo que hace la red.

Un tema del que hay que huir es de los boletines o newsletters. Puede ser algo muy atractivo en un principio, pero finalmente acaba convirtiéndose en un ladrón de tiempo con un resultado nada eficaz:  poca gente acaba leyéndolo. Es mejor generar esa información en el propio sitio web al estilo de un blog y después distribuirlo entre los medios sociales, por email y demás. Así, además, se puede saber el impacto que tienen los artículos. Al hacerlo así evitamos el tener que construir grandes catedrales (un boletín con un número de artículos coordinado) y basarnos en el famoso modelo del bazar, donde pequeñas publicaciones van apareciendo a lo largo del año. Esto además genera una mayor vinculación con el socio de la red porque recibe información interesante con una frecuencia mayor (los boletines tienen un impacto muy puntual).

Respecto al correo electrónico es un medio que tenemos muy a mano pero del que no debemos abusar. Los buzones de correo están totalmente saturados y el impacto que tenemos enviando mensajes por este medio puede no ser el esperado. En cualquier caso es interesante tenerlos en cuenta. Una norma de buen uso es que la red disponga de correos con dominio propio y que sean a título institucional. La persona que esté ocupando la presidencia debería abstenerse de utilizar su email personal para cualquier cosa relacionada con la red. Debe de utilizar el correo presidencia@nombredelared.org para que después pueda pasarse toda la información a la siguiente persona que ocupe la presidencia. Y así con todos los cargos.

3. ¿De qué manera garantizamos la sostenibilidad económica de la red?
Es un tema que genera bastante debate. Cuando hablamos de sostenibilidad económica no sólo debemos pensar en la manera de generar ingresos, sino en la forma de ser eficientes en el uso de esos ingresos. Normalmente la principal fuente de ingresos de la red son las cuotas de los socios. Se fijan unas cantidades que cada socio paga y con eso se cubren costes como el diseño de la web. Llega un punto en el que algún socio se queja porque la red no da suficientes servicios. Entonces alguien propone “deberíamos aumentar las cuotas para dar más servicios” y a continuación otro argumenta que “si la red no da más servicios no se puede aumentar la cuota”. Es el clásico caso contrario al ciclo virtuoso: poca actividad, pocos servicios, cuota baja, pocos socios. Y claro, al no haber más actividad no se generan servicios con lo que no se puede subir la cuota y no se incrementan los socios. En cualquier caso las cuotas deben ir destinadas a cubrir los costes fijos de funcionamiento de la red.

Existen otras fuentes de ingresos, como podrían ser las cuotas por participar en los eventos de la red, patrocinios o proyectos. El tema de los proyectos es interesante porque le genera actividad a la red, le permite obtener ingresos y producir más contenidos o servicios para los socios. No obstante es un arma de doble filo porque fácilmente puede acabar haciendo que la red se convierta en un fin en sí mismo, o lo que es incluso peor, que la red sea un fin para los miembros que ocupan el comité de dirección.

La generación de publicaciones puede ser otro tema interesante, aunque es mejor obtener otras fuentes de ingresos que financien esas publicaciones. Esto no hay que confundirlo con el acceso al contenido de la web que, como decía en otro punto, no debe ser una manera de generar ingresos. El contenido debe de estar accesible a todo el mundo porque eso va a generar más socios potenciales.

4. ¿Cómo generamos nuevos socios?
La red sin socios no puede sobrevivir. Cuando comienza la decadencia de la red el primer síntoma es el estancamiento del número de socios y el inicio de pérdidas de socios. Cada mes hay algún socio que no renueva y no paga la cuota. Para ello siempre hay que contemplar en cualquier estrategia que hagamos al socio potencial, y mimarlo bastante. No olvidemos tampoco, como sucede en otros ámbitos, que es fundamental fidelizar a los socios ya existentes.

5. ¿Es la red un fin en sí mismo?
Definitivamente no. El fin de la red es promover la interacción entre los socios. Cuando la red se convierte en un fin acaba funcionando al margen de los socios y en beneficio de un pequeño colectivo. Es el principio del fin de la red y el origen de numerosas tensiones entre los miembros de la red.

Bueno, aunque no pretende ser una lista exhaustiva de temas, sí que creo que son importantes. ¿Algún otro tema que me haya podido dejar en el tintero?

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