Envía menos correos #1mailmenosaldia

El correo electrónico, ese invento que allá por la década de 1960 no era más que una idea del MIT, vino a revolucionar las comunicaciones en los años posteriores. Un sistema que permite enviar mensajes y documentos a cualquier parte del mundo sin coste para el usuario. Un gran invento, sin duda, pero un gran invento que está hundiendo a muchas personas en una espiral continua de comunicaciones sin sentido.
Después de todos estos años he detectado algunas cosas preocupantes sobre el correo electrónico:
El correo es un sistema que se retroalimenta: cuanto más al día llevas tu bandeja de correo electrónico, más correos recibes. Es fácil que una respuesta genere una nueva pregunta.
Da por sentado que te has comunicado con alguien, lo cual quiere decir que das por hecho que la otra persona ha recibido el mensaje y lo ha procesado.
Genera un acceso directo a cualquier persona, convirtiéndose en un canal de comunicación directo que cambia las dinámicas de comunicación en la mayor parte de organizaciones.
Provoca una sensación de descontrol sobre el flujo de tareas, impidiendo concentrarse en los temas importantes y desviando la atención hacia cuestiones cortoplacistas que en poco contribuyen a la estrategia de la organización y menos a la estrategia personal.
Existe un elevadísimo flujo incontrolado de correos electrónicos no deseados (SPAM) y promociones enviadas por páginas web en las que nos hemos dado de alta que dificultan la detección de los correos realmente importantes.
Las redes sociales han incrementado aún más el volumen de correos circulando debido a los numerosos mensajes que se envían animándonos a hacer uso de la red social en la que nos hemos suscrito.

Los emails son fruto de numerosos malentendidos. La comunicación escrita tiene sus limitaciones, y un uso inadecuado de algunos tiempos verbales puede echar al traste una relación.
Ha generado numerosas teorías variopintas sobre cómo gestionar el correo, y algunas con mucho éxito de público. Reflexiones interesantes pero que, evidentemente, no van a terminar con el crecimiento exponencial de correos que se produce año tras año. Por muchas técnicas que usemos llegará un momento en que seremos incapaces de manejar semejante volumen de correos electrónicos a menos que nosotros mismos nos propongamos no contribuir a hacer más grande esta bola. Ten en cuenta que las estadísticas apuntan a crecimientos anuales del 7% en el número de correos circulando. Lo peor de todo es que la previsión de correos para el año 2014 en todo el mundo es de 4.100.000.000 de correos electrónicos circulando

Algunas personas acaban utilizando el correo como si fuese un chat, y esperan una respuesta inmediata a un mensaje.



Algunos consejos:

Evita responder los correos en las horas punta. Es decir, la mayor parte de personas lo primero que hace al llegar a la oficina es leer su correo electrónico, con lo que si tú haces lo mismo es fácil que tu bandeja de correo electrónico vuelva a llenarse rápidamente.

Intenta escribir correos que, en la medida de lo posible, cierren los temas. No escribas un correo ambiguo, del que se derive una sucesión de comunicaciones. Los correos han de ser lo más concisos posible y, en la medida de lo posible, autocontenidos.

Reduce la extensión de tus correos: Un email debe de tener una estructura, como cualquier texto, pero evita hacer emails demasiado largos. Los textos largos acaban incurriendo en contradicciones y ambigüedades que después requieren aclaraciones. Además, no te engañes, los correos electrónicos largos no suelen leerse.

Lo primero que debes de hacer al llegar a la oficina es cumplir con alguna tarea importante o urgente que tengas en tu lista. El correo electrónico fácilmente puede dispersarte de tus objetivos y hacerte perder toda la mañana enviando mensajes. No leas el correo electrónico nada más llegar.

No respondas un correo si acaba de llegar. Esto genera una expectativa falsa en el emisor que acaba creyendo que tú estás permanentemente conectado al correo. Es un error, y muchos acaban utilizándolo al estilo de un chat.

Haz una llamada de teléfono: en algunas ocasiones es más efectivo tratar un tema por teléfono que iniciar una cadena sucesiva de emails que, por lo generall no contribuye a solucionar el problema planteado inicialmente.

Existen otros medios de comunicación además del correo. Úsalos de manera sensata, pero las redes sociales, por ejemplo, permiten canalizar contenido que hasta ahora estás enviando por email. Si requieres una respuesta inmediata plantéate el uso de un chat (pero sólo cuando sea estrictamente necesario).

Tu trabajo no consiste en clasificar los cientos de correo que te llegan al día. Archiva lo que sea necesario. Déjale a los buscadores la tarea de localizar el email que necesitas en cada momento y olvídate de generar una compleja jerarquía de carpetas que finalmente no vas a utilizar.

No borres ningún correo. Nunca sabes muy bien si tendrás que echar mano de él en un futuro. Para ello asegúrate de utilizar un sistema que disponga de un buen buscador.

Utiliza los filtros para archivar directamente los correos tipo SPAM o promociones. En esto último la nueva bandeja de entrada de Gmail hace un muy buen trabajo, separando en tres

Y ahora que termina el año y es tiempo de buenos propósitos, si quieres mejorar tu vida y la de los demás, proponte enviar menos correos este año. Hazle la vida más agradable a todos y no contribuyas a generar pilas de correos electrónicos que después tienen que ser procesados. Con que hagas #1mailmenosaldia ya sería más que suficiente! Entre todos podemos parar esto. Súmate a #1mailmenosaldia

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