¿Se os amontona el correo en la bandeja de entrada? ¿Y eso os produce cierto malestar sólo de pensar que tenéis que dar salida a todo ese correo de entrada? David Allen ha desarrollado un sistema de gestión del tiempo que bajo el título Getting Things Done y con el anagrama GTD pretende mejorar nuestra forma de gestionar el tiempo. El método tiene muchas recomendaciones y hay un par de libros donde se describen las mismas (Allen, 2006).

Hay dos de esas recomendaciones que considero particularmente interesante y que utilizo en mi organización diaria:

  1. La regla de los tres minutos
  2. La bandeja de entrada vacía

La regla de los tres minutos dice que cualquier correo, pregunta, solicitud, cuya resolución requiera menos de tres minutos hay que abordarla al instante.

La bandeja de entrada tiene que estar vacía. Ello requiere que los correos sean leídos e inmediatamente catalogados y archivados. David Allen propone sólo tres archivos: los correos que requieran una acción por nuestra parte, que deben de ser etiquetados y archivados en la bandeja de pendientes de acción, los correos que hay que archivar pero que no requieren acción, que deben de ser etiquetados también, y los correos que, una vez leídos, pueden tirarse a la basura.

Si eres usuario de Gmail, existe una herramienta que te permite utilizar el gestor de correo como gestor de proyectos siguiendo la filosofía de GTD. Se llama GTDInbox, llevo usándolo un par de años y estoy muy satisfecho de los resultados. Antes de usarlo tendrás que informarte sobre la filosofía Getting Things Done pero hay buenas referencias en la web para ello.