Videoconferencias y The Marble Arch

La videoconferencia te aporta una gran flexibilidad a la hora de organizar reuniones con personas que se encuentran distribuidas geográficamente. Hoy día el tema está muy perfeccionado y ya no hace falta equipos caros para tener una reunión de este tipo. Cualquier ordenador con una webcam es un centro de videoconferencias. A nivel de software existen diferentes opciones, aunque Skype sigue siendo la opción preferida por la mayoría de personas. Y es cierto que la fama es merecida, porque con los años ha ganado mucho en fiabilidad, con una conexión de gran calidad.

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Una buena práctica en las videoconferencias es que el organizador de la reunión prepare un sitio con la secuencia que se prevé seguir durante la reunión. Esta secuencia debe incluir los ficheros y el material que se vaya a manejar (diapositivas, documentos, PDFs…). Para esto una herramienta muy útil es Evernote. Yo lo uso con frecuencia, y basta con abrir una nota, incluir el orden del día, los ficheros, y la información adicional que consideres, y generar un enlace que luego envías a los socios. Los participantes en la reunión sólo tienen que hacer click en el enlace y se les abre una página web con toda la información. Sencillo y eficaz al mismo tiempo. Sobre ese mismo documento puedes incorporar los comentarios que se hacen, de tal manera que  cuando termina la reunión todos los participantes tienen el acta de la misma.

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La eficacia es algo muy valorado, pero no es conveniente que la eficacia acabe sacrificando otros aspectos más importantes como la confianza, especialmente si se trabaja en equipo. Para que un equipo funcione debe haber un nivel de confianza suficiente para evitar que los costes de transacción sean demasiado elevados. La falta de confianza implica añadir numerosos controles que acaban haciendo que el proceso sea poco eficiente en cuanto a recursos necesarios frente a resultados obtenidos. La prioridad del coordinador no debe ser sólo la consecución de los resultados, sino mantener un nivel de confianza suficiente que permita llevar adelante el proyecto de la manera más eficiente.

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En este sentido no hay que descuidar el proceso de toma de decisiones, comunicando en el momento adecuado el interés de determinadas cuestiones antes de hacerlas efectivas. Para facilitar esto conviene generar los canales de comunicación necesarios para que esa puesta en común pueda suceder, por ello resulta especialmente interesante mantener reuniones periódicas donde se traten los diferentes temas. La fecha, periodicidad y hora hay que fijarla de antemano ser bastante estricto con ella. Es mejor que estén presentes el 80% de los socios en una reunión, a que las reuniones se pospongan continuamente porque no es posible reunir al 100% de los socios.

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Bueno, termino un día bastante intenso de reuniones y videoconferencias en un sitio que tiene mucha historia detrás. Se llama The Marble Arch en Manchester. Es como entrar n un sitio en el que el tiempo se detuvo 60 años atrás. Uno de esos sitios a los que acude la gente del lugar, con su cerveza elaborada por ellos mismos y casi sin presión.

 

 

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